Neue Kasse ab 1. Januar? Nicht unbedingt.

Die wichtigste Frage kommt gleich zu Beginn: Müssen Sie ab dem 1. Januar 2020 eine neue Kasse haben? Die Antwort heißt, wie so häufig: Das kommt darauf an.

Wer keine Zeit hat – diese Tabelle hilft schon einmal. Wer mehr wissen will, sollte sich trotzdem die Zeit nehmen, den Rest zu lesen und dann an der Umfrage teilzunehmen.

Brauchen Sie ein neues Kassensystem?

 Anschaffung vor 25.11.2010Anschaffung nach 25.11.2010
BSI-Zertifizierung ist nachrüstbar Nachrüstung erforderlich bis 1.1.2020Nachrüstung erforderlich bis 1.1.2020
BSI-Zertifizierung ist NICHT nachrüstbar Sie brauchen ab 1.1.2020 ein neues KassensystemSchonfrist bis 31.12.2022

Zum Hintergrund: Zum Schutz gegen die Manipulation von Kassensystemen hat der Gesetzgeber neue Regelungen eingeführt.

Das bedeutet für die Praxis: Ab dem 1. Januar 2020 müssen grundsätzlich alle elektronischen Kassensysteme eine Zertifizierung vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) besitzen.

Brauchen Sie ab 2020 nun zwingend ein neues Kassensystem? Oder reicht es vielleicht aus, das bereits vorhandene System aufzurüsten?

Die Antwort liegt im Jahr 2010. Genauer gesagt am 25.11.2010.

Wenn Sie Ihr Kassensystem nach dem 25.11.2010 angeschafft haben, fragen Sie den Hersteller, ob das System auf die BSI-Zertifizierung nachrüstbar ist. In diesem Fall haben Sie bis zum 1.1.2020 Zeit, Ihr System mit dem notwendigen Nachrüstung auf den aktuellen Stand zu bringen. Sollte das System nicht nachrüstbar sein und nach dem 25.11.2010 angeschafft worden sein, dann haben Sie eine Schonfrist bis zum 1.1.2023. Zumindest dann, wenn Ihr Kassensystem die Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllt, die in 2010 galten.

Sie haben ein Kassensystem, was noch älter ist und demnach vor dem 25.11.2010 angeschafft wurde? Auch hier gilt: Wenn das System auf die geforderte BSI-Zertifizierung umrüstbar ist, dann haben Sie bis zum 1.1.2010 Gelegenheit dazu. Wenn die Umrüstung nicht möglich sein sollte, brauchen Sie in diesem Fall zwingend ein neues Kassensystem.

Allerdings: Der Termin für die BSI-Zertifizierungspflicht kann möglicherweise noch einmal verschoben werden. Verbände wie beispielsweise der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) drängen auf Fristverschiebung.

Darüber hinaus hat das Bundesfinanzministerium angekündigt, im Oktober 2019 einen Erlass zu veröffentlichen, der eine längere Übergangsfrist einräumen soll. Man wird sehen – und ob es denn wirklich so kommt, wissen wir erst im Oktober.

Zusammengefasst – das müssen elektronische Kassensysteme ab dem 1.1.2020 können:

  • Belegausgabepflicht: Elektronische Registrierkassen müssen in der Lage sein, für jeden einzelnen Geschäftsvorfall einen Beleg auszustellen, entweder elektronisch oder in Papierform.
  • Meldung an die Finanzverwaltung: Registrierkassensysteme müssen beim Finanzamt gemeldet werden und zwar innerhalb eines Monats nach Anschaffung und oder auch der Außerbetriebnahme der elektronischen Kasse. Wenn Zweitkassen nicht gemeldet werden, ist das ein Straftatbestand.
  • Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung: Ab 2020 müssen elektronische Kassensysteme über die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung mit einem Sicherungsmodul, einem Speichermedium und einer digitaler Schnittstelle verfügen. Gewährleistet sein muss, dass alle Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.
  • Einführung der Kassennachschau für alle Kassenarten.

Welche Ausnahmen gibt es?

Wer seinen Gewinn durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt und demnach nicht bilanzierungspflichtig ist, kann auch nach der neuen Gesetzeslage auf die Führung eines Kassenbuches verzichten. Alle Umsätze, Ein- und Auslagen sollten aber dennoch lückenlos dokumentiert werden.

Darüber hinaus ist weiterhin auch möglich, eine offene Ladenkasse zu führen, für die die Regelungen für elektronische Registrierkassen nicht gelten. Für Betriebsprüfungen sollte man trotzdem gut gerüstet sein: Kassenbestände von offenen Ladenkassen müssen für den Kassenbericht ausgezählt werden, am besten inklusive eines Kassensturz-Protokolls mit Zählliste von Münzen und Scheinen. Ob sich die Arbeit lohnt, muss jeder für sich entscheiden.

Status Quo: Wer braucht ab 1.1.2020 eine neue Kasse

Status Quo: Wer braucht ab 1.1.2020 eine neue Kasse

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